電子帳簿保存法の改正で領収書がスマホ撮影で保存可能に!個人事業主が税務署に申請に行ってきた

個人事業主になってから、早くも3回目の確定申告の時期になりました。

確定申告のために、経費として使った領収書をなくさないために、ファイルにのり付けをして保管しているめんどくさい日々を送っておりました。

少しでもめんどくさい事務処理から開放されたいと思い、会計ソフトに関しては金融機関との連携で確定申告まで自動化してくれる「MFクラウド確定申告」を使っていました。

確定申告の提出書類が自動化されるのはいいのですが、3回目ともなると困ってくるのが、レシートの山です!家中が紙だらけで、もう捨てちゃいたい!

これ、最長7年間も保存義務があるなんて、もう信じられません!

「領収書を紙で保存しなくてもいい方法って、ないかな?」と探していたところ、「電子帳簿取引法」の改正という、困っていた私にぴったりの情報を入手したのです!

ところで、「電子帳簿保存法」って何?

「電子帳簿保存法」という法律って、聞いたことありますか?

「電子帳簿保存法」は、1998年7月に制定された法律で、仕訳帳、総勘定元帳、請求書や領収書などの国税関係書類のデータ保存に関する取り決めを記載した法律です。

この法律に記載されている要件を満たせば、書類の電子保存が可能となるのです。

2016年1月1日からの要件緩和によって、全ての領収書・請求書をスキャナで電子化して、スキャナ保存ができるようになりました。

今まで3万円までという金額の上限があったのですが、すべての書類の電子化が可能になり、原本は廃棄可能で、面倒な紙の保存が不要になったのです。

書類の管理が効率化できるようになったのですね。

また、電子署名付与の撤廃により、個々人の電子証明書の取得が不要になり、システムの操作が電子署名者以外もできるようになりました。(スキャナ保存事務を行った人の記録は必要です)

更なる改正で、スマホやデジカメで撮影したものも電子保存可能に

更に2017年1月1日より、スキャナに加えてスマホやデジカメで撮影したものも、電子帳簿保存の対象になったのです。

今までは書類を受け取る人と、書類へのタイムスタンプの付与は別の人でいる必要があったのですが、同一人物が書類受取とタイムスタンプ付与(3日以内)を行えるようになりました。

クラウド型の経費ソフトである「freee(フリー)」「MFクラウド経費」などを利用すれば、スマホで領収書や請求書を撮影して、要件を満たしてスキャナ保存をした書類の原本は廃棄できます。

これで、保管場所の心配やファイリングする手間も必要ありません!

まさに、今の困っている私に合わせて改正されたかのような、法律改正なのです!

電子保存をするために必要なことは、税務署長の承認が必要

「よーし、今から経費ソフトを入れて、バンバン電子化しよう!」

と思っていたのですが、すぐに電子保存ができるわけではなく、税務署長の承認がないといけないのです。

えぇー!なんていう、めんどくささ!

「国税庁」のサイトから必要な書類を準備して電子保存を始める日の3ヶ月前の日までに、所轄税務署長等に対して提出する必要があります。

もし4/1から電子保存を始めたい時は、前年の12/31が提出期限となります。現在は1月ですので、5/1から使えることになります。3ヶ月なんて、とんでもなく長いですよね。

書類を見ても全然わからなかったので、近くの税務署に電話をして聞いてみたところ、私は「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」という書類を書けばいいそうです。

書類をダウンロードして印刷して、記入例を見ながら書こうと思ったのですが、全然書き方がわかりません。

「わからないなら、直接聞きに行こう!」

思い立ったが吉日!早速近くの税務署に行って聞いてくることにしたのです。

税務署に電子保存のための書類を持って聞きに行ってみた

やってきました!私が開業届を提出した、東京都立川市にある「立川税務署」です。

印刷してきた書類を受付に見せた所、税務相談という形で書き方を教えてくれるということになりました。

 

そして早速、女性の相談員の方と一緒に、書類をにらめっこしながら記入していきます。しかし!改正されたばかりの法律で、まだこの書類を持ってくる個人の方はいないとのこと!

「うーん、このファイル形式とか、メーカーや機種名って、何書くんでしょうかね?」

改正後に書類が追いついていないのか、項目に対して書く内容が本当にわかりづらいです。

法人ではないので、法人以外の人が書かなくていい部分など、実際に聞かないとわからない部分ばかりで、「もう少しわかりやすい書類に改善してよ〜!」とブツブツ言いながら記入していました。

「機種名」欄には、恐らくスマホの機種名を書くとか、もし機種変更したら、また変更届を出さないといけないの?とか・・。

使いたい経費ソフトを書くとか、ソフトを作っている住所を、なんで備考欄に書くの?とか、相談員の方もはてなマークを頭の上に浮かべながら、2人で書類を見てスマホで調べながら格闘すること約1時間・・。

 

税務署受付印を押印していただいて、何とか書類を提出してきました。

もし記入方法が間違っていたら、再度連絡をくれるということですので、これで何とか電子保存の申請は済みました。はぁ、疲れたぁ〜!

紙の領収書で部屋中がパンパンになりたくない人は、ぜひ申請を!

「電子帳簿保存法」が改正されて、やっはり1番メリットが大きいのは、紙の状態で保存をしておかなくてもよくなることです。

領収書の保存期間が決められている限り、捨てるに捨てることができませんので、保管方法も考えていかなければなりません。

私も会社員の時に書類の電子化事業に関わっていたことがあるのですが、大きい母体ほどなかなか電子化を進めることが難しく、承認ルートから考え直さないといけなくなります。

電子化にメリットがあるとわかっていても、膨大なコストもかかりますし、なかなか新しい制度に人間の思考が追いついていかないこともあります。

しかし、私は個人事業主なので、自由に保存方法を決められます。

省スペース化、日々たまっていくレシートの断捨離化、必要な領収書を検索できるというメリットがありますので、私はどんどん自ら電子化を進めていこうと思います。

3ヶ月後の利用ができる日までに、経費ソフトを導入して色々勉強していきたいですね。

家計簿アプリも「マネーフォワード」だし、確定申告ソフトも「MFクラウド確定申告」なので、おそらく「MFクラウド経費」になることでしょう。

個人事業主のクラウド会計ソフト比較。freee、やよい、MFクラウドを超初心者が比べて使ってみた感想

紙の領収書で部屋中がパンパンになりたくない方は、今回の改正をきっかけに、ぜひ電子保存に切り替えてみてくださいね。

申請書の書き方、本当にわかりづらいので、ぜひお近くの税務署に聞きにいきましょう。これからの経費処理で、頭も部屋も、スマートな暮らしをしていきたいですね。

ABOUTこの記事をかいた人

橘 桃音

東京都在住小学校2人の娘を持つ母。機械メーカーで10年間勤務した後に独立。Webサイト運営、ブロガー、多摩地域・PRライター。

このブログでは私が生きている中で経験してきたことや日々の暮らしに役立つ情報を誰にでもわかりやすくお届けしていく予定です。